Giao và nhận hàng là một quá trình phố biến đối với mỗi chúng ta, đặc biệt trong các công ty chuyên về sản phẩm hay logistic thì quá trình này càng quan trọng và cần có những quy định rõ ràng đi kèm. Để hiểu về các biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ, cùng theo dõi những chia sẻ dưới đây từ Vận Tải Lưu Lê bạn nhé.
>>> Xem ngay: Báo giá vận tải Bắc Nam mới nhất!
Biên bản giao nhận hàng hoá là gì?
Trong cuộc sống hằng ngày, việc giao nhận hàng hoá diễn ra rất thường xuyên. Còn trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thiên về kinh doanh sản phẩm thì việc này còn diễn ra thường xuyên và với tần suất lớn hơn. Có thể là nhận một số hàng hoá làm nguồn đầu vào như thiết bị vật tư, công cụ, nguyên liệu sản xuất… Để đảm bảo rằng quá trình này diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và các bên liên quan đều biết được cụ thể số lượng hàng hoá nhận đã đủ, thời gian giao nhận, chất lượng hàng hóa… Nhằm đáp ứng điều đó các công ty đều có một quy chuẩn biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ.
Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa
Tầm quan trọng của việc lập biên bản giao nhận hàng hoá
Thường trong bước giao và nhận hàng hoá chỉ có một số người chịu trách nhiệm liên quan thực hiện trực tiếp, nhưng trong công ty lại còn nhiều bên khác cần biết đến kết quả của công việc này. Vì thế mà cần đến biên bản chứng minh hoạt động giao nhận giữa các bên. Đây có thể xem là một căn cứ quan trọng, chứng minh rằng các bên đã giao và nhận đủ hàng hoá, tài sản đúng theo yêu cầu thỏa thuận và tại thời gian xác định.
Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ cũng chính là cơ sở quan trọng để phân định trách nhiệm của các bên nếu trong trường hợp xảy ra các tranh chấp. Trong nội bộ cơ quan, việc này giúp quá trình hoạt động trở nên suôn sẻ, mượt mà và hạn chế các mâu thuẫn có thể xảy ra ảnh hưởng đến quy trình hoạt động của công ty.
Các yêu cầu trong biên bản giao nhận hàng hoá
Một biên bản giao nhận cần có đầy đủ thông tin
Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ được đánh giá quan trọng, là loại giấy tờ xác thực, chứng minh hoạt động giao nhận. Là cấp quản lý, lãnh đạo của công ty thì bạn rất nên soạn thảo và chuẩn bị cho hoạt động giao nhận của công ty một bộ biên bản giao nhận.
► Đảm bảo thông tin chính xác
Trong biên bản giao nhận hàng hoá nội bộ cần cung cấp và kê khai rất trung thực, đầy đủ thông tin. Việc đầu tiên là kê khai các thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, chức vụ của các bên liên quan một cách chính xác để biết các cá nhân sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động này. Tiếp đến là biểu mẫu cần có thông tin về việc giao nhận hàng hoá: thời gian giao nhận, loại hàng hoá cụ thể là gì, số lượng, chất lượng và chủng loại, có thể kèm theo giá trị của hàng hoá đã được thỏa thuận ra sao.
Nếu hàng hoá giao nhận đơn giản là sản phẩm thì cần có thêm các ký hiệu, mã số theo quy định của công ty, thông số của sản phẩm. Giao nhận tài sản thì cần có giá trị cụ thể của tài sản đó.
► Thực hiện đồng thời với các giấy tờ liên quan
Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ thường sẽ đi kèm với các giấy tờ liên quan khác. Ví dụ như hợp đồng mua bán thương mại, giấy chứng nhận chất lượng, hợp đồng vận chuyển… Điều này sẽ giúp cho các bên liên quan xác định chính xác được chất lượng hàng hóa, quy chuẩn hàng hoá, hàng hoá đã đủ điều kiện để giao nhận chưa.
Quy chuẩn hệ thống với biên bản giao nhận chuẩn
► Cần chữ ký tươi
Một số giấy tờ có thể sử dụng các loại chữ ký khác nhau, nhưng với biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ thì nhất định cần tới chữ ký tươi – chữ ký trực tiếp lên giấy tờ biên bản của các bên giao và nhận. Chỉ khi có đủ chữ ký của bên giao nhận đã được đề thông tin trong biên bản, kèm theo đó là dấu đỏ thì biên bản này mới hợp pháp và có tính pháp lý.
Có thể thấy biên bản giao nhận hàng hoá nội bộ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Bạn nên quy chuẩn mọi thủ tục giấy tờ để hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi hơn. Nếu còn chưa biết nên cập nhật hệ thống giao nhận, cần hỗ trợ thông tin gì thêm có thể truy cập vào website của Vận Tải Lưu Lê để bổ sung các kiến thức vận chuyển, giao nhận hàng hoá cần thiết nhé!
>>> Xem ngay: Dịch vụ vận chuyển xe hơi Bắc Nam
>>> Xem ngay: Dịch vụ vận chuyển xe máy đường sắt